Obecnie każda większa firma dąży do tego, aby maksymalnie ograniczyć ilość papierowych dokumentów, zastępując je wersjami elektronicznymi. Oszczędność czasu, lepsza wydajność pracy i ochrona danych to część zalet, jakie niesie za sobą inwestycja w systemy zarządzania dokumentacją. Dynamiczny rozwój technologii sprawia, że stają się one nie tylko coraz bardziej funkcjonalne, ale i proste w obsłudze. Nowoczesnymi rozwiązaniami cechują się również nasze narzędzia QMS, więc na ich przykładzie pokazujemy, dlaczego warto je wdrożyć. Zapraszamy do lektury!
Jakie korzyści płyną z wdrożenia systemów zarządzania dokumentacją?
Nowoczesne technologie IT stanowią obecnie podstawę funkcjonowania przedsiębiorstw. To dzięki nim możliwe jest stałe podnoszenie jakości produktów czy usług, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów prowadzenia biznesu. System do zarządzania dokumentacją również to zapewnia, a jego wdrożenie nie tylko ułatwia firmie pracę, ale może wpływać na jej pozytywny wizerunek.
Narzędzia te umożliwiają przejście na tzw. elektroniczny obieg dokumentów. To znaczące ułatwienie zarządzania nimi i odciążenie pracowników, którzy mogą zająć się ważniejszymi obowiązkami służbowymi. Jednocześnie rozwiązanie to zmniejsza ryzyko utraty danych i usprawnia proces ich wyszukiwania. Niezwykle ważne jest również ulepszenie ochrony informacji, w tym wrażliwych – osobowych.
Należy przy tym pokreślić, że cyfryzacja dokumentów jest zgodna z obecnym trendem ekologicznym. Wykorzystanie np. naszych narzędzi QMS pozwala na pełne wyeliminowanie dokumentacji papierowej i zrealizowanie idei „paperless office”. Inwestycja w przyjazne środowisku rozwiązanie jest dowodem proekologicznego podejścia firmy. To z kolei pozytywnie odbija się na jej wizerunku.
Aplikacja QMS do zarządzania dokumentacją – czym się charakteryzuje?
Powyższe zalety to jedynie ogólne korzyści wynikające z przejścia firmy na system elektronicznego obiegu dokumentów. Decydując się na naszą aplikację do zarządzania dokumentami, można zyskać znacznie więcej. Narzędzia QMS to bowiem m.in.:
- wysoka niezawodność działania,
- nowoczesne rozwiązania technologiczne,
- wiele dodatkowych narzędzi, w tym ułatwiających organizację pracy oraz pozwalających na śledzenie zmian wprowadzanych w dokumentach,
- duże możliwości konfiguracji.
Niezawodność działania
Zadbaliśmy o to, aby nasze rozwiązania informatyczne były nie tylko bezpieczne i wydajne, ale także niezawodne. Aplikacja QMS jest zgodna ze standardami ISO 9001, ISO 17025, ISO 15189, ISO 13485, GLP i GMP, co stanowi najlepszy dowód jej wysokiej jakości.
Nowoczesne technologie
Dzięki nowoczesnym technologiom wdrożenie naszych systemów do zarządzania dokumentami jest proste. Zależnie od potrzeb można z nich korzystać w chmurze lub włączyć do wewnętrznej infrastruktury IT. Co ważne, aplikacja jest skalowalna, dzięki czemu można dowolnie zmieniać ilość zużywanych przez nią zasobów, zależnie od aktualnych oczekiwań. Zadbaliśmy także o wiele możliwości dostępu do dokumentów. Do systemu można się logować zarówno z poziomu komputerów, jak i urządzeń mobilnych.
Dodatkowe narzędzia
Bardzo istotnym dodatkiem do systemu QMS jest narzędzie obsługujące notyfikacje i pozwalające organizować pracę. Z jego pomocą można w prosty sposób przydzielać konkretnym pracownikom określone zadania.
Przydatnym narzędziem jest również rejestr zmian. Śledzi on wszelkie modyfikacje dokumentów, pokazuje powody ich wprowadzenia, a do tego daje dostęp do archiwalnych wersji.
Łatwa konfiguracja
Dobrze zaprogramowana aplikacja jest łatwa w konfiguracji i dostosowaniu jej do potrzeb firmy. Narzędzia QMS pozwalają użytkownikom m.in. na dowolną zmianę typu oraz struktury dokumentów. Co ważne, przejrzysty interfejs sprawia, że można to zrobić bez pomocy profesjonalnych informatyków.
System QMS to nowa jakość w zarządzaniu dokumentacją!
Wybór nowoczesnych narzędzi IT z pewnością przyczyni się do usprawnienia pracy w firmie i tym samym podniesienia jakości jej usług. QMS, czyli systemy zarządzania dokumentacją to kompleksowe rozwiązanie pozwalające wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Inwestycja w nie przyniesie wiele korzyści i zwrócić się w stosunkowo krótkim czasie.
