Rozdział I. Postanowienia ogólne

§ 1

Na podstawie art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, ustala się regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w SoftSystem Sp. z o. o.

§ 2

Niniejszy regulamin został ustalony po konsultacji przeprowadzonej z Przedstawicielami Pracowników.

§ 3

Ustanawiając wewnętrzną procedurę podmiot prawny zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez podmiot wewnętrzny lub podmiot zewnętrzny, upoważniony do przyjmowania zgłoszeń oraz dokonywania działań następczych.

§ 4

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania
i weryfikacji zgłoszeń;

2) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;

3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

5) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy,
w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa;

6) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów;

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą;

9) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;

10) osobie pracującej – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną przez podmiot prawny niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub pełnienia służby;

11) podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot prywatny lub podmiot publiczny zatrudniający osoby świadczące pracę lub pełniące służbę niezależnie od podstawy i formy prawnej;

12) podmiocie prywatnym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;

13) podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);

14) podmiocie wewnętrznym – należy przez to rozumieć wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego upoważnioną przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ich weryfikacji oraz podejmowania działań następczych;

15) podmiocie zewnętrznym – należy przez to rozumieć zewnętrzną jednostkę lub osobę upoważnioną przez podmiot prawny do udziału w weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz
w podejmowaniu działań następczych w sytuacjach, w których podmiot wewnętrzny nie dysponuje odpowiednimi środkami;

16) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę pracującą, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację na temat naruszenia uzyskaną w kontekście związanym z pracą;

17) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;  

18) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne;

19) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;

20) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

Rozdział II. Przedmiot zgłoszenia

§ 5

1. W ramach niniejszej procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa określone w ust. 2.
2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela

Rozdział III. Sygnaliści

§ 6

1. W ramach niniejszej procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa zgłoszone przez osoby pracujące niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy.
2. Zgłoszenie, w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń, dokonane przez osobę fizyczną inną niż wymieniona w ust. 1 pozostawia się bez rozpoznania.
3. Podmiot prawny, w przypadku stwierdzenia istotnej treści zgłoszenia, o którym mowa w § 6
   ust. 2 może podjąć odpowiednie działania następcze lub przekazać zgłoszenie do odpowiednich organów publicznych.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 3 podmiot prawny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w trybie przewidzianym w niniejszym regulaminie.

Rozdział IV. Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

§ 7

1. Podmiotem wewnętrznym upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń jest Dyrektor ds. Zarządzania Jakością, a w razie jego nieobecności Kierownik Działu Kadr.
2. W przypadkach szczególnych podmiot prawny może czasowo upoważnić inną osobę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
3. Podmiot wewnętrzy jest zobowiązany do ochrony danych osobowych sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi.
4. Podmiot wewnętrzny dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, prowadzi dalszą komunikację
   z sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje i przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
5. Podmiot wewnętrzny w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z niniejszego regulaminu działa całkowicie niezależnie od podmiotu prawnego oraz innych osób zrządzających
   w imieniu podmiotu prawnego zakładem pracy.
6. Podmiot prawny oraz jakakolwiek inna osoba nie ma prawa wpływać na wykonywanie obowiązków przez uprawniony przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych podmiot, wydawać mu instrukcji ani wpływać na sposób jego pracy.
7. Podmiot wewnętrzny jest zobowiązany wykonywać czynności wynikające z niniejszego regulaminu w sposób sumienny i staranny.
8. Klauzula informacyjna RODO dla osób dokonujących zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

§ 8

Podmiot prawny wprowadza następujący sposób przekazywania zgłoszeń (wewnętrzne kanały komunikacji):

– Wysłanie zgłoszenia poprzez udostępniony dedykowany system z dostępem przez link:

(System zgłoszeń wewnętrznych – SoftSystem Sp. z o.o. | SygnaApp);

– Przekazanie pisemnego zgłoszenia listownie (pocztą lub kurierem) na adres firmy z dopiskiem na kopercie „WEWNĘTRZNY KANAŁ DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA”;

– Bezpośrednia rozmowa z podmiotem wewnętrznym upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń,
o ktorym mowa w §7 pkt 1. Zgłoszenie ustne jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez podmiot wewnętrzny i zatwierdzonego przez sygnalistę.

§ 9

1. Wewnętrzna procedura przyjmowania zgłoszeń obejmuje możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych.
2. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego podmiot wewnętrzny dokona oceny
   i zdecyduje, czy pozostawi takie zgloszenie bez rozpoznania czy też, ze względu na przedmiot zgłoszenia, dokona działań następczych zgodnie z niniejszym regulaminem.

§ 10

Podmiot wewnętrzny jest zobowiązany do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia
w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 11

Sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu
7 dni od dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 12

1. Podmiot wewnętrzny uprawniony przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zgodny ze wzorem określonym
   w załączniku nr 2 do niniejszego regulaminu.
2. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numer sprawy;

2) przedmiot naruszenia;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

3. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział V. Działania następcze

§ 13

1. Podmiot wewnętrzny uprawniony przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, po odebraniu zgłoszenia sporządza z niego notatkę, w której dokonuje opisu naruszenia prawa wskazanego w zgłoszeniu i nadaje kolejny numer sprawy z rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
2. Notatka jest niezwłocznie przekazywana do podmiotu prawnego, który może podjąć działania mające na celu powołanie podmiotu zewętrznego w przypadku braku osób pracujących kompetentnych do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.
3. Podmiotem zewnętrzym może być specjalista z zewnątrz upoważniony przez podmiot prawny.
4. Upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych, zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.
5. Umowa, o której mowa w ust. 4 określa szczegółowe prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego związane z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w szczególności
   w art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
6. Zarówno podmiot wewnętrzny, jak i podmiot zewnętrzny, upoważnione do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego działają bezstronnie oraz w sposób całkowicie niezależny od podmiotu prawnego.
7. Zarówno podmiot wewnętrzny, jak i podmiot zewnętrzny mają prawo dostępu do wszelkich danych niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, na podstawie nadanego upoważnienia w tym zakresie (załącznik nr 3).
8. Z przeprowadzonych prac wyjaśniających zgłoszenie wewnętrzne, należy sporządzić protokół zawierający wnioski w terminie zapewniającym uzyskanie informacji zwrotnej przez sygnalistę zgodnie z § 11 niniejszego regulaminu.
9. Protokół zawierający wnioski zostaje przekazywany podmiotowi prawnemu celem zaplanowania przez niego działań następczych, o ile takie zaplanowano. Podmiot wewnętrzny uprawniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych z zachowaniem terminu, o którym mowa w § 11 udziela informacji zwrotnej sygnaliście.
10. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane
    w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
11. Na podstawie wyników przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego podmiot prawny dokonuje adekwatnych działań następczych.
12. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego do określonych czynności. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy.

Rozdział VI. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

§ 14

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny przyjmujący zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tego organu, jak również – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 15

1. Rzecznik Praw Obywatelskich albo inny organ publiczny opracowują procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, o czym informują na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji w sposób zrozumiały dla sygnalisty.
2. Rzecznik Praw Obywatelskich zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw
   i środków ochrony prawnej sygnalistów, jak i osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie
   w Biuletynie Informacji Publicznej.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny gwarantują, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1)     uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2)     zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 16

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie oraz w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane:

1) w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;

2) w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

3. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:

1)     nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2)     kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

4. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.

§ 17

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostek organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

Rozdział VII. Ujawnienie publiczne

§ 18

1. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:

• • zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
  • od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej

– chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

• • naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
  • dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
  • w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Rozdział VIII. Przepisy końcowe

§ 19

1. Po zapoznaniu się z treścią niniejszego regulaminu osoby pracujące potwierdzają w aplikacji Trainings przyjęcie go do wiadomości i przestrzeganie jego treści. Każdej nowo przyjętej osobie pracującej należy przedłożyć niniejszy regulamin do zapoznania się z jego treścią przed rozpoczęciem czynności służbowych.
2. Osoby pracujące, które nie mają dostępu do aplikacji Trainings przyjęcie do wiadomości
   i przestrzegania ustaleń regulaminu potwierdzają pisemnym oświadczeniem.
3. Sposobem informowania osób pracujących o zmianie treści regulaminu jest zamieszczenie w wewnętrznym Intranecie zaktualizowanego regulaminu. Osoby pracujące bez dostępu do Intranetu mają do dyspozycji papierową wersję regulaminu dostępną w dziale kadr.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

§ 20

Regulamin wchodzi w życie w terminie 7 dni od daty podania do wiadomości osób pracujących.