QMS (QMStorm)
SYSTEM DO ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Aplikacja pozwalająca na efektywne zarządzanie dokumentacją w sposób wspierający procesy systemu zarządzania jakością. Dokumenty takie jak: Księga Jakości, Procedury Ogólne, Standardowe Procedury Operacyjne, Instrukcje, wraz z dokumentacją im towarzyszącą są przechowywane i przetwarzane w systemie. Procesy tworzenia, przeglądania oraz zatwierdzania zmian w systemie jakości są obsługiwane w aplikacji, całkowicie eliminując potrzebę przechowywania papierowych wersji dokumentów. W ramach obsługi systemu zarządzania jakością możliwe jest także dokumentowanie akcji naprawczych oraz korygujących, potencjałów do doskonalenia, zarządzanie ryzykiem oraz planowanie i przeprowadzanie audytów. Aplikacja pozwala na integrację z zewnętrznymi systemami, takimi jak systemy zarządzania laboratorium czy systemy produkcyjne, dzięki czemu w sposób jasny i przejrzysty możemy nadzorować funkcjonowanie wszystkich aspektów systemu zarządzania jakością w naszej organizacji.
Niezawodność
Stały dostęp do zawsze aktualnej dokumentacji zapewnia płynność pracy i umożliwia świadczenie usług na najwyższym poziomie. Dzięki wprowadzeniu aplikacji do Zarządzania Dokumentacją wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu i łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników z każdego stanowiska pracy.
System pozwala na wyszukiwanie i filtrowanie zgromadzonych dokumentów, przy użyciu słów kluczowych, po treści dokumentu, czy tytule.
Tagowanie dokumentów oraz grupowanie tagów w kategorie ułatwia przegląd dokumentów i pracę z nimi, co jest szczególnie istotne w organizacjach o rozbudowanej strukturze.
Bezpieczeństwo
Aplikacja umożliwia nadawanie uprawnień związanych z dostępem do dokumentacji i jej przetwarzaniem zarówno pojedynczym użytkownikom jak i ich grupom. W zależności od uprawnień użytkowników dokumenty mogą być dostępne tylko do odczytu bądź przez nich edytowane.
Procedura wykonywania automatycznych kopii zapasowych gwarantuje możliwość odtworzenia oryginalnych danych, jeśli zostaną uszkodzone z powodu awarii sprzętu lub dojdzie do ich utraty. W ramach mechanizmu kopii zapasowych zapewniona jest integralność danych.
Konfigurowalność
Struktura oraz typy dokumentów w systemie są tworzone przez użytkownika i mogą być przez niego modyfikowane, co pozwala odzwierciedlać wszelkie zmiany zachodzące w organizacji i procesach.
Stosowane w systemie protokoły dodawania czy edycji dokumentów są dostosowane do przyjętych w organizacji procedur. Dzięki nowoczesnemu i ergonomicznemu interfejsowi użytkownika ich modyfikacja nie wymaga pomocy programisty. Protokoły pozwalają na dystrybucję dokumentów oraz przypisywanie zadań zarówno użytkownikom jak i ich grupom.
Zastosowanie podpisu elektronicznego pozwala na całkowitą cyfryzację procesów oraz wyeliminowanie papierowych wersji dokumentów.
Zadania i notyfikacje
W zależności od typu dokumentu, wybranego protokołu i nadanych w systemie uprawnień użytkownicy dostają powiadomienia o oczekujących na nich zadaniach do wykonania, takich jak wykonanie recenzji dokumentu, jego zaakceptowanie, stworzenie planu szkoleń, czy też planu wejścia w życie dokumentu.
Powiadomienia te są widoczne w systemie jak również mogą być wysyłane w postaci wiadomości email, opartych na szablonach dostosowanych do organizacji.
Historia dokumentu
Prowadzenie rejestru zmian dokumentacji jest niezbędne w organizacjach o wdrożonym systemie zarządzania jakością. Aplikacja do Zarządzania Dokumentacją pozwala na monitorowanie wprowadzanych w dokumentach zmian wraz z ich uzasadnieniem. Wszystkie nowe wersje dokumentów są zapisywane w aplikacji i jednoznacznie identyfikowane.
Historia dokumentu wraz z zarchiwizowanymi wersjami jest dostępna na wypadek przeglądów systemu i audytów. Możliwe jest generowanie raportów z wybranych przez użytkownika przedziałów czasowych.
Relacje i powiązania
Tworzenie relacji między dokumentami ułatwia pracę i zachowanie kontroli nad dokumentami systemu zarządzania. Dokumenty ze sobą powiązane są szybciej i efektywniej aktualizowane minimalizując ryzyko pominięć i pomyłek.
Szkolenia
Użytkownicy aplikacji otrzymują powiadomienia o nowych dokumentach, z którymi muszą się zapoznać oraz terminem wykonania szkolenia. W zależności od rodzaju dokumentu i jego przeznaczenia możliwe jest przypisywanie szkoleń zarówno pojedynczym użytkownikom jak i ich grupom. Materiały szkoleniowe mogą być dostępne w różnych formach: dokument PDF, wideo i audio podcast, itp.
Technologia
Zastosowanie najnowszych rozwiązań technologicznych gwarantuje elastyczność, konfigurowalność i skalowalność, umożliwiając sprawne i efektywne dostosowanie rozwiązania do sposobu działania oraz specyfiki kluczowych procesów użytkownika, a stopień ich złożoności zależy od indywidualnych potrzeb.
Oprogramowanie może być dostarczone w chmurze lub zainstalowane w infrastrukturze klienta, gwarantując skalowalność, dzięki której użytkownicy sami decydują o zużyciu zasobów, w zależności od potrzeb. Zastosowanie najnowocześniejszych rozwiązań opartych o technologie web daje możliwość obsługi systemu z urządzeń takich jak Komputer PC, Tablet i na dowolnym systemie operacyjnym (Windows, MacOS, Linux).
Jakość
Aplikacja wspiera standardy i wymagania ISO 9001, ISO 17025, ISO 15189, ISO 13485, GLP i GMP.
Moduły
QMStorm posiada dedykowane moduły, które pozwalają zarządzać określonymi obszarami w Systemie Zarządzania Jakością. Każdy z modułów może funkcjonować samodzielnie, mogą być one także wybrane zgodnie z potrzebami organizacji i połączone w spójnie działającą strukturę.
Dokumenty
Moduł Dokumenty umożliwia tworzenie, edytowanie, zarządzanie, przechowywanie i archiwizację dokumentacji niezbędnej dla wsparcia SZJ. Dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, a system daje możliwość przypisania dostępu do dokumentów tylko upoważnionym użytkownikom lub grupom użytkowników. Dokumentacja jest przechowywana i przetwarzana w sposób usystematyzowany i kontrolowany, podlegając określonym procedurom, a każda zmiana w dokumencie jest raportowana.
Więcej szczegółów
Dzięki temu widoczne jest, kto zapoznał się z dokumentem oraz kto dokonał w nim zmian. Moduł umożliwia ustawienie własnych procesów przetwarzania dokumentacji w oparciu o predefiniowane w systemie kroki, bez udziału programistów.
Wprowadzane do systemu dokumenty można oznaczyć słowami kluczowymi, a także powiązać je z innymi dokumentami lub przypisać do użytkownika, lub grupy użytkowników. Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów umożliwia znalezienie dokumentu po tagu, kategorii, tytule, treści, a także przypisanym użytkowniku czy zakresie dat.
Funkcjonalność modułu
- Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej — w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xsl)
- Konfigurowalne procesy dodawania i edycji dokumentów
- Dowolna struktura dokumentów (typy dokumentów, foldery, podfoldery)
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników
- Personalna lista zadań
- Notyfikacje i przypomnienia — m.in. o nowej wersji dokumentu, oczekujących zadaniach (w systemie oraz drogą e-mail)
- Audyt z historii wersji dokumentu (możliwość wygenerowania raportu)
- Możliwość dodawania tagów do dokumentów
- Zaawansowane możliwości wyszukiwania (po nazwie, po numerze, po treści, po tagach oraz innych atrybutach dokumentu). Możliwość eksportowania wyników wyszukiwania
- Tworzenie powiązań i relacji pomiędzy dokumentami
- Raporty
- Archiwizowanie nieaktualnych dokumentów
- Automatyczna procedura tworzenia kopii zapasowych
- Podpis elektroniczny
- Bezpieczeństwo dokumentów
Audyty
Moduł Audyty daje możliwość szybkiego i sprawnego tworzenia oraz planowania audytu. Dzięki funkcji kalendarza można zaplanować przeprowadzenie cyklicznych audytów, o których system automatycznie nam przypomni. Moduł pozwala na nadanie uprawnień dla audytorów, przygotowywanie listy kontrolnej, zakresu i harmonogramu audytu, a także stworzenie końcowego raportu i zaplanowanie działań naprawczych. Moduł Audyty można powiązać z modułem CAPA, co znacznie zwiększa jego funkcjonalność.
Funkcjonalność modułu
- Planowanie i harmonogram (tworzenie planów rocznych, wieloletnich)
- Zarządzanie procesem od rozpoczęcia do zakończenia audytu
- Przygotowanie i inicjowanie audytu (program audytu, tworzenie list kontrolnych)
- Tworzenie bibliotek list kontrolnych
- Przypisywanie poziomu ryzyka
- Integracja z CAPA
- Notyfikacje i przypomnienia.
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników
- Raport z audytu
- Podpis elektroniczny
- Bezpieczeństwo danych
Procesy
Moduł umożliwia zarządzanie procesami zgodnie z normą ISO 9001. Składa się on z usystematyzowanego widoku kart procesów, z którymi można powiązać procedury, role, uprawnienia i odpowiedzialność. Do każdej karty procesu można przypisać wskaźniki i mierniki. Przejrzysty układ pozwala w sposób intuicyjny zarządzać procesami, monitorować je, a także analizować pod kątem zgłaszanych niezgodności. Moduł można powiązać z modułem Zarządzania ryzykiem, Audytami lub Dokumentami.
Funkcjonalność modułu
- Możliwość wprowadzania karty procesu
- Możliwość przypisywania zestawu dokumentów, procedur dla danego procesu
- Okresowe przeglądy procesów
- Wprowadzanie i ocena wskaźników i mierników
- Powiadomienia (m.in. o zmianach w procesie, aktualizacji dokumentów przypisanych do procesu)
Szkolenia
Moduł umożliwia szybkie i efektywne tworzenie szkoleń dla pracowników, zarówno w formie on-line, jak i on-site. W ramach modułu użytkownik może przesyłać materiały szkoleniowe w formie plików tekstowych, audio, wideo, czy też zdjęć. Szkolenie może zostać przypisane do danego użytkownika lub grupy użytkowników, z wyznaczonym terminem jego rozpoczęcia i ukończenia.
Więcej szczegółów
Moduł pozwala na sprawdzanie umiejętności uczestników szkolenia poprzez testy, ankiety itp., a także śledzenie historii szkoleń i wyników danego pracownika. Po zintegrowaniu modułu z systemami np. LIMS, systemy produkcyjne czy systemy HR, uzyskujemy pełny obraz kompetencji pracowników, co optymalizuje proces przydzielania pracowników do wykonywania określonych zadań.
W ten sposób za pomocą modułu można określić, czy pracownik posiada uprawnienia i umiejętności np. do pracy z danym urządzeniem lub do przeprowadzania badań w oparciu o określoną procedurę.
Funkcjonalność modułu
- Przypisanie szkolenia
- Przypisanie powtórnego szkolenia — np. po CAPA
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (związanych z procesowaniem, edycją i podglądem szkolenia)
- Przypisanie szkolenia do dowolnej osoby lub grupy osób
- Pełna historia zmian (dostęp do pełnej historii zmian wykonanej przez danego użytkownika w systemie, dostęp do pełnej historii zmian dla wybranego szkolenia)
- Możliwość monitorowania progresu szkoleń
- Raporty
- Notyfikacje i przypomnienia (m.in. o nowym szkoleniu, o terminie wykonania szkolenia)
- Przypomnienia od administratora systemu do użytkowników np. o czekającym szkoleniu
- Podpis elektroniczny
CAPA
Moduł CAPA pozwala w sposób transparentny i efektywny zarządzać akcjami korygującymi i prewencyjnymi. Niezgodności mogą być zgłaszane bezpośrednio przez użytkowników systemu (np. pracowników hali produkcyjnej), mogą być także powiązane z audytami lub wprowadzoną dokumentacją (np. reklamacja od klienta). Moduł umożliwia zebranie wszystkich danych związanych z niezgodnościami w jednym miejscu, co znacznie ułatwia ich monitoring i analizę, a także śledzenie tego, jakie akcje korygujące i prewencyjne zostały zastosowane, czy przyniosły one rezultat oraz jaki jest trend jakości w firmie, np. czy problem się powtarza.
Funkcjonalność modułu
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (związanych z procesowaniem, edycją i podglądem działań korygujących i naprawczych)
- Przypisanie niezgodności do dowolnej osoby lub grupy osób
- Stały nadzór nad procesem korygowania niezgodności
- Klasyfikacja niezgodności
- Audyt procesu (możliwość generowania raportów)
- Zaawansowana wyszukiwarka
- Raporty
- Notyfikacje i przypomnienia
- Archiwizowanie nieaktualnych dokumentów
- Automatyczna procedura tworzenia kopii zapasowych
- Podpis elektroniczny
- Bezpieczeństwo danych
Reklamacje
Moduł Reklamacje obejmuje zewnętrzny portal udostępniany na stronie www do przyjmowania zgłoszeń reklamacyjnych od klientów oraz wewnętrzny system do przetwarzania takich zgłoszeń. Pozwala on na kompletną obsługę reklamacji, od jej rejestracji poprzez rozpatrzenie, aż do podjęcia finalnych działań. Moduł może zostać zintegrowany z Modułem CAPA co umożliwia przeprowadzenie odpowiedniej analizy przyczyn problemu, wdrożenie działań zapobiegawczych, a w efekcie prowadzi do redukcji zgłoszeń reklamacyjnych o podobnym charakterze w przyszłości.
Funkcjonalność modułu
- Zgłoszenie reklamacji przez dowolną osobę (użytkownik niezalogowany)
- Zgłoszenie reklamacji/zlecenia na badania przez klienta biznesowego (użytkownik zalogowany)
- Dostęp do historii zgłoszeń (użytkownik zalogowany)
- Przetwarzanie zgłoszeń zgodnie z ustalonym procesem
- Integracja z CAPA
- Generowanie raportów
- Dostęp do raportów/analiz historycznych
Chcesz wiedzieć więcej?
Widoki z aplikacji
Nasze pozostałe systemy informatyczne
LIMS
System zarządzania pracą w laboratoriach o różnym profilu, zarówno medycznych, środowiskowych, jak i przemysłowych. Wspomaga procesy testowania i opracowywania próbek, monitorowania magazynu, inwentarza i aparatury.
Biobank
System zarządzania repozytoriami próbek, umożliwia nadzór nad przechowywaniem i dystrybucją materiałów biologicznych. Przeznaczony zarówno do biobanków naukowych jak i komercyjnych.
NGS Console
System przetwarzania danych pochodzących z sekwencjonowania nowej generacji (NGS). Dedykowany do laboratoriów naukowych oraz diagnostycznych.
Genetics ISS
Genetics Information System Suite - pakiet oprogramowania zawierający rozwiązania dla cytogenetyki, biologii molekularnej, immunogenetyki, cytometrii przepływowej, biochemii i patologii skierowany do placówek o rozbudowanym profilu diagnostycznym. Możliwość integracji z systemem szpitalnym.
SoftGenePortal
Platforma umożliwiająca składanie zleceń na badania oraz dostęp do wyników i raportów w formie online zarówno przez laboratoria, jak i bezpośrednio przez pacjentów czy lekarzy.
SoftPath
Specjalistyczny system laboratoryjny skierowany do laboratoriów patomorfologicznych i histopatologicznych.
Data Portal
Platforma przeznaczona do przechowywania, publikowania i udostępniania dużych zbiorów danych. Zintegrowana z innymi aplikacjami ułatwia przesyłanie i dystrybucję danych.
WebDMI
To nowoczesne oprogramowanie do zarządzania przepływem danych między systemami LIS, a instrumentami medycznymi oraz oprogramowaniem wspierającym analizę wyników pacjenta.
